„Nur so können wir noch besser werden“
Innung Sanitär Heizung Klima Köln wurde nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert
Neun Monate lang unterzogen sich Verwaltungs-, Aus- und Weiterbildungsbereich der Innung Sanitär Heizung Klima Köln einer intensiven Analyse ihrer Arbeitsabläufe mit dem Ziel, ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen, nach DIN ISO 2001 zertifiziert zu werden und als Träger für die berufliche Bildung zugelassen zu werden. Nach ausgiebiger Überprüfung durch die CERTQUA (Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Förderung und Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen in der Beruflichen Bildung mbH) erhielt die Innung schließlich im Mai 2009 zwei Zertifikate: eines für die Einführung des Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2008 und eines, das die Innung Köln als Trägerin für die Förderung der beruflichen Weiterbildung nach der Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung (AZWV) auszeichnet.
Innungsgeschäftsführer Dr.-Ing. Ludwig Winkel erläutert, warum die Innung diesen Schritt unternommen hat.
Herr Dr. Winkel, ein Qualitätsmanagementsystem in einer Organisation einzuführen ist ein anstrengendes und zeitaufwändiges Vorhaben. Warum haben Sie in der Innung Sanitär Heizung Klima Köln eine Zertifizierung angestrebt?
Die Innung SHK Köln ist die viertgrößte Innung in Deutschland und gleichzeitig eines der vier Kompetenzzentren, die es bundesweit im SHK-Bereich gibt. Unser Kompetenzschwerpunkt ist die Gebäude- und Energietechnik. In den letzten Jahren haben wir unseren Fort- und Weiterbildungsbereich stark ausgebaut. Pro Jahr bieten wir – neben der regulären Ausbildung zum Anlagenmechaniker – 25 bis 30 unterschiedliche Lehrgänge für den SHK-Bereich an. Auch wenn unsere Kunden zufrieden sind: Mit einem Qualitätsmanagementsystem wollen wir die Qualität unserer Bildungsmaßnahmen nachhaltig sichern. Dazu bedarf es klarer Zuständigkeiten und strukturierter Arbeitsabläufe. Mitgliedsbetriebe, Weiterbildungsteilnehmer und Auszubildende sollen ein noch größeres Vertrauen in die Innung bekommen. Wir haben mit der Zertifizierung auch nach außen hin dokumentiert, dass die Innung qualitätsfähig ist.
Sie haben gleichzeitig die Zulassung als Träger für die Förderung der beruflichen Weiterbildung nach der Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung, kurz AZWV, beantragt. Warum?
Viele Betriebe klagen heute schon über einen Mangel an Fachkräften. Die jährliche Anzahl von Lehrlingen, die ihre Gesellenprüfung bestehen, reicht nicht mehr aus. Aus diesem Grunde müssen wir durch Umschulungsmaßnahmen diesem Mangel entgegenwirken. Wir mussten unsere Arbeitsabläufe und Verfahrensprozesse ja sowieso untersuchen, da war es logisch, dies auch auf die AZWV-Zertifizierung auszudehnen. Hinzu kam, dass die Arbeitsagentur mehrfach an uns herangetreten war und nachgefragt hatte, ob wir Umschulungsmaßnahmen bzw. Qualifizierungsmaßnahmen für Arbeitssuchende durchführen. Dazu waren wir aus vorgenannten Gründen gerne bereit, mussten hierfür allerdings die Zertifizierung nach AZWV nachweisen.
Wie sind Sie vorgegangen, um das Qualitätsmanagementsystem einzuführen?
Dieses Ziel zu erreichen, war nicht immer einfach. Wir hatten ein hausinternes Team gebildet, das aus einer Verwaltungsmitarbeiterin, zwei Ausbildern, einem externen Berater und mir bestand. In wöchentlich stattfindenden Besprechungen haben wir dann alle Arbeitsabläufe der Innung im Verwaltungs- und Fortbildungsbereich durchleuchtet und in Zusammenarbeit mit allen Kolleginnen und Kollegen zum Teil neu strukturiert. Die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten in der täglichen Arbeit und die genaue Untersuchung der Abläufe waren dabei oftmals mit intensiven Diskussionen und Überstunden verbunden. Alle Arbeitsabläufe wurden in manchmal mühseliger Kleinarbeit genauestens in einem Handbuch dokumentiert, das allen Mitarbeitern in elektronischer Form zur Verfügung steht.
Wie geht es jetzt weiter?
Nun, ein Zertifikat allein macht noch keine Qualität. Das neu eingeführte System muss nun auch gelebt werden. Hilfestellung bieten dabei die verschiedenen Verfahrensanweisungen, Qualitätsverbesserungsformulare und Checklisten, die die Innungsmitarbeiter gemeinsam entwickelt haben. Mit regelmäßigen Audits, d. h. Terminen, an denen die Einhaltung des Systems überprüft wird, wird das Qualitätsmanagementsystem sowohl intern als auch in drei Jahren durch eine erneute externe Prüfung gecheckt. Dabei werden Abläufe, die noch nicht optimal sind, nochmals überarbeitet; Verfahren, die neu entstanden sind, werden ebenfalls reguliert.
Was sagen Ihre Kunden?
Wir haben viele positive Rückmeldungen bekommen. Um weiterhin so kundenorientiert wie möglich vorgehen zu können, sind wir natürlich auch auf die Hilfe unserer Zielgruppen, also unserer Weiterbildungsteilnehmer, Auszubildenden und Mitgliedsbetriebe angewiesen. Für Hinweise, welche Abläufe – sei es hinsichtlich Beratung, Weiterbildung, überbetrieblicher Ausbildung oder einem sonstigen Thema – aus deren Sicht verbessert werden können, sind wir sehr dankbar. Nur so können wir noch besser werden.
